Ein Firmenevent braucht vier Entscheidungen ganz am Anfang: Ziel, Budget, Termin und Gästezahl. Alles Weitere folgt daraus. Für ein Event mit über hundert Gästen solltet ihr sechs Monate rechnen, für kleinere Runden drei.
Die Punkte, die am häufigsten vergessen werden, sind nicht die Deko und nicht das Menü, sondern: GEMA-Pflicht (fällt bei echten internen Feiern oft weg, bei geladenen Kunden dagegen an), Künstlersozialabgabe von 4,9 Prozent auf Honorare an Musiker, Einwilligung für Fotos, Veranstalterhaftpflicht, die Rückfahrt eurer Gäste und der 110-Euro-Freibetrag pro Mitarbeiter.
Vieles davon übernimmt die Location — aber eben nicht alles. Weiter unten steht, wer wofür zuständig ist.
Die meisten Checklisten für Firmenevents lesen sich wie eine Einkaufsliste: Location, Catering, Musik, Deko, fertig. Damit kommt man durch — bis zu dem Moment, in dem jemand fragt, ob die Fotos vom Abend ins Intranet dürfen, oder bis drei Monate später ein Schreiben der Künstlersozialkasse im Postfach liegt.
Diese Liste ist anders aufgebaut. Sie folgt dem Zeitverlauf, und sie enthält am Ende die sechs Punkte, die man erst dann kennt, wenn man sie einmal übersehen hat.
Sechs Monate vorher: Das Fundament
Diese vier Dinge bestimmen alles Weitere. Wer sie überspringt, plant später zweimal.
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Das Ziel benennen — in einem Satz
Belohnung, Zusammenhalt, Jubiläum, Kundenbindung oder Produktvorstellung? Diese Antwort entscheidet über Ablauf, Räume und Budget. Ein Event, das gleichzeitig Mitarbeiterfest und Kundenveranstaltung sein will, wird meistens keins von beidem richtig.
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Budget freigeben lassen, nicht schätzen
Und zwar als Gesamtsumme inklusive Nebenkosten, nicht als Preis pro Person. Shuttle, Übernachtung, Technik und Dekoration machen zusammen schnell ein Drittel aus.
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Termin festlegen — mit Alternative
Zwei mögliche Termine im Gepäck zu haben, verdoppelt eure Auswahl bei Location und Dienstleistern. Prüft Ferien, Feiertage, Messetermine der Branche und die Urlaubsplanung eurer Führungskräfte.
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Gästezahl realistisch abschätzen
Nicht die Belegschaftsstärke, sondern die erwartete Teilnahme. Erfahrungswert: Bei freiwilliger Teilnahme ohne Partner kommen selten mehr als 70 bis 80 Prozent. Mit Partnern kann die Zahl dagegen deutlich über der Mitarbeiterzahl liegen.
Erst wenn diese vier Punkte stehen, lohnt die Anfrage. Eine Anfrage mit „irgendwann im Herbst, so um die hundert Leute, Budget noch offen" bekommt kein belastbares Angebot zurück, sondern eine Preisliste.
Drei Monate vorher: Inhalt und Ablauf
- Ablaufplan mit Uhrzeiten — Ankunft, Begrüßung, Essen, Programmpunkt, offener Teil, Ende. Auf eine Seite passend.
- Catering festlegen — Buffet oder Menü, Getränkekonzept, und vor allem: Wie werden vegetarische, vegane und allergiebedingte Wünsche erfasst?
- Musik buchen — Band, DJ oder Playlist. Gute Bands sind für Dezember-Termine ähnlich früh vergeben wie Locations.
- Technik klären — Mikrofone für Reden, Beamer oder Bildschirm für Präsentationen, Licht für die Bühne. Wer betreut das vor Ort?
- Einladung verschicken — mit Rückmeldefrist, Abfrage von Begleitpersonen, Essenswünschen und Shuttle-Bedarf in einem Aufwasch.
- Hotelkontingent reservieren, falls Gäste von weiter anreisen.
Vier Wochen vorher: Die Details
- Endgültige Teilnehmerzahl an Location und Catering melden — meist die Grundlage der Abrechnung.
- Sitzordnung, falls es eine gibt. Faustregel: Abteilungen mischen, aber niemanden isolieren.
- Reden abstimmen — wer spricht, wie lange, in welcher Reihenfolge. Und wer die Präsentation vorher testet.
- Ehrungen vorbereiten — Namen, Aussprache, Reihenfolge, Geschenke. Ein falsch ausgesprochener Name bei einer Jubilarehrung ist peinlicher als jede technische Panne.
- Shuttle und Rückfahrt buchen, Abfahrtszeiten festlegen.
- Fotograf beauftragen — und die Einwilligung vorbereiten (dazu unten mehr).
- Ansprechpartner benennen — eine Person aus eurem Haus, die am Abend entscheidungsbefugt ist und deren Handynummer die Location hat.
Die Woche davor
- Ablaufplan an alle Beteiligten: Location, Catering, Technik, Musik, Fotograf, Redner.
- Anreiseinformationen an die Belegschaft: Adresse, Parken, Shuttle-Zeiten, Dresscode, Endzeit.
- Technik-Durchlauf für Präsentationen — am besten mit dem Gerät, das später wirklich benutzt wird.
- Namensschilder, Tischkarten, Gastgeschenke fertigstellen.
- Wetterplan, falls Teile draußen stattfinden.
Kommt zwei Stunden früher als die ersten Gäste. Nicht weil es viel zu tun gäbe, sondern weil genau dann die Kleinigkeiten auffallen: Ein Tisch steht falsch, das Mikrofon fiept, die Musik ist zu laut. Wer erst zeitgleich mit den Gästen eintrifft, verbringt die erste Stunde mit Reparaturen statt mit Begrüßen.
Die sechs Punkte, die fast alle vergessen
Jetzt der Teil, der in den üblichen Checklisten fehlt.
1. GEMA — und warum die Antwort überrascht
Viele gehen davon aus, dass jede Firmenfeier GEMA-pflichtig ist. Tatsächlich hängt es daran, ob die Veranstaltung als öffentlich gilt. Nicht öffentlich ist sie nur, wenn der Teilnehmerkreis abgegrenzt und untereinander persönlich verbunden ist. Und hier wird es unangenehm präzise: Die bloße Zugehörigkeit zum selben Betrieb reicht dafür nicht aus.
Gegen den privaten Charakter sprechen: Eine große Teilnehmerzahl — ab etwa hundert Personen wird es schwierig —, die Teilnahme von Angehörigen und Partnern sowie eingeladene Kunden oder Lieferanten. Und ein Schild „Geschlossene Gesellschaft" an der Tür hat rechtlich keine Bedeutung.
Praktisch heißt das: Eine Abteilungsfeier mit 30 Kollegen ist in der Regel nicht öffentlich. Ein Sommerfest mit 250 Mitarbeitenden, Familien und ein paar Kunden ist es sehr wahrscheinlich schon — dann fallen bei fremder Musik GEMA-Gebühren an. Anmelden muss man die Veranstaltung ohnehin, bevor sie stattfindet.
2. Künstlersozialabgabe
Wer eine Band, einen DJ, einen Fotografen oder einen Redner selbstständig beauftragt, kann abgabepflichtig zur Künstlersozialkasse werden. Der Abgabesatz liegt 2026 bei 4,9 Prozent auf die gezahlten Honorare. Neu seit dem 1. Januar 2026: Unternehmen, die im ganzen Jahr weniger als 1.000 Euro für künstlerische oder publizistische Leistungen zahlen, sind vollständig befreit.
Ob ihr darüber liegt, hängt davon ab, wie regelmäßig ihr Künstler beauftragt — auch außerhalb von Events, etwa für Grafik oder Texte. Das gehört auf den Tisch eurer Buchhaltung, bevor die Rechnung kommt.
3. Fotos: Einwilligung vorher einholen
Fotos vom Firmenevent sind personenbezogene Daten. Wer sie im Intranet, auf der Website oder in sozialen Netzwerken verwenden will, braucht eine Rechtsgrundlage — in der Praxis eine freiwillige, dokumentierte Einwilligung. Freiwillig heißt: Wer nicht fotografiert werden möchte, darf daraus keinen Nachteil haben.
Bewährt hat sich, die Einwilligung mit der Einladung abzufragen und am Abend erkennbar zu machen, wer nicht aufs Bild möchte — etwa über ein anderes Lanyard oder einen Vermerk auf dem Namensschild. Das ist unaufwendig und erspart hinterher das Löschen von zweihundert Bildern.
4. Versicherung
Als Veranstalter haftet ihr für Schäden, die im Rahmen der Veranstaltung entstehen. Prüft, ob eure Betriebshaftpflicht Firmenveranstaltungen außerhalb des Betriebsgeländes abdeckt — häufig ist das nicht der Fall, dann braucht es eine Veranstalterhaftpflicht. Bei größeren Events lohnt zusätzlich ein Blick auf eine Ausfallversicherung.
5. Die Rückfahrt eurer Gäste
Wer als Arbeitgeber Alkohol ausschenkt, kann sich nicht darauf zurückziehen, dass jeder selbst verantwortlich ist. Aus der Fürsorgepflicht folgt zumindest, dass ihr eine zumutbare Möglichkeit zur sicheren Heimfahrt schafft: Shuttle, Übernachtung oder Taxi. Das ist kein juristischer Formalismus, sondern der Punkt, an dem aus einem schönen Abend ein Ernstfall werden kann.
6. Der 110-Euro-Freibetrag
Pro Mitarbeiter und Veranstaltung bleiben 110 Euro steuerfrei, für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr. In diese Summe zählt alles hinein — auch Raummiete, Musik, Geschenke sowie Fahrt- und Übernachtungskosten. Wir haben das im Detail im Leitfaden zur Firmenweihnachtsfeier aufgeschrieben.
Wir richten Veranstaltungen aus, wir beraten nicht rechtlich. Die Punkte hier geben den allgemeinen Stand wieder und sollen verhindern, dass ihr etwas überseht. Für euren konkreten Fall gehören sie zu eurer Rechts- und Steuerberatung.
Wer macht was
Die häufigste Reibung entsteht dort, wo beide Seiten annehmen, die andere kümmere sich. Diese Aufteilung ist bei uns üblich — fragt sie bei jeder Location genauso ab.
| Thema | Location | Ihr als Veranstalter |
|---|---|---|
| Räume, Bestuhlung, Aufbau | übernimmt | Bestuhlungsvariante wählen |
| Technik und Betreuung vor Ort | stellt und betreut | Bedarf früh nennen |
| Küche und Service | übernimmt | Menü und Sonderwünsche liefern |
| Dekoration | gestaltet mit euch | Wünsche und Firmenlogo beisteuern |
| Brandschutz und Fluchtwege | verantwortet | Gästezahl korrekt melden |
| Übernachtung | Zimmer im Haus | Kontingent rechtzeitig abrufen |
| GEMA-Anmeldung | — | eure Aufgabe |
| Künstlersozialabgabe | — | eure Aufgabe |
| Foto-Einwilligungen | — | eure Aufgabe |
| Veranstalterhaftpflicht | — | eure Aufgabe |
| Steuerliche Behandlung | — | eure Aufgabe |
Nach dem Event
- Dankeschön an die Belegschaft — kurz, am nächsten Werktag, mit ein paar Bildern.
- Rückmeldung einholen — drei Fragen reichen: Was war gut, was fehlte, wann sollte das nächste sein?
- Rechnungen prüfen und die Gesamtkosten pro Teilnehmer ausrechnen — Grundlage für die steuerliche Behandlung und für die Planung im nächsten Jahr.
- Termin für das nächste Mal vormerken. Wer direkt nach dem Event anfragt, bekommt den Wunschtermin.
- Notizen anlegen, solange es frisch ist: Was hat funktioniert, was nicht. Im nächsten Jahr ist das Gold wert.
Häufige Fragen
Für Veranstaltungen ab hundert Gästen etwa sechs Monate, für kleinere Runden drei. Im Dezember und im Juni sind die Termine besonders knapp — dort eher acht bis zehn Monate einplanen.
Nur, wenn die Veranstaltung als öffentlich gilt. Nicht öffentlich ist sie, wenn der Teilnehmerkreis abgegrenzt und persönlich verbunden ist. Gegen den privaten Charakter sprechen große Teilnehmerzahlen, eingeladene Angehörige sowie Kunden oder Lieferanten. Ein Schild „Geschlossene Gesellschaft" ändert daran nichts.
Eine Abgabe auf Honorare an selbstständige Künstler und Publizisten, 2026 in Höhe von 4,9 Prozent. Seit dem 1. Januar 2026 sind Unternehmen befreit, die im Jahr insgesamt unter 1.000 Euro für solche Leistungen zahlen. Ob ihr betroffen seid, hängt von allen Aufträgen des Jahres ab, nicht nur vom Event.
Nur mit Rechtsgrundlage, in der Praxis mit einer freiwilligen und dokumentierten Einwilligung der Abgebildeten. Am einfachsten fragt ihr sie mit der Einladung ab und macht am Abend erkennbar, wer nicht fotografiert werden möchte.
Als Veranstalter haftet ihr für Schäden im Rahmen der Veranstaltung. Prüft, ob eure Betriebshaftpflicht Veranstaltungen außerhalb des Betriebsgeländes abdeckt — sonst braucht es eine Veranstalterhaftpflicht. Brandschutz und Fluchtwege verantwortet dagegen die Location.
Bei freiwilliger Teilnahme ohne Begleitung meist 70 bis 80 Prozent der Belegschaft. Sind Partner eingeladen, kann die Zahl deutlich über der Mitarbeiterzahl liegen. Fragt Begleitpersonen deshalb verbindlich mit der Einladung ab.
Quellen & Stand
- Öffentlichkeit von Betriebsveranstaltungen und GEMA: eventfaq.de sowie Kanzlei Schutt, Waetke
- Künstlersozialabgabe 2026 und Bagatellgrenze: pronova BKK, Haufe
- Steuerlicher Freibetrag für Betriebsveranstaltungen: § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG
- Stand August 2026. Rechtliche und steuerliche Regelungen können sich ändern — dieser Text ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.
