Für eine Firmenweihnachtsfeier im Dezember solltet ihr sechs bis zehn Monate vorher buchen — die Freitage und Samstage der zweiten und dritten Dezemberwoche sind zuerst vergeben. Wer im Sommer anfragt, hat noch echte Auswahl.
Steuerlich gilt: 110 Euro pro Mitarbeiter und Veranstaltung bleiben steuerfrei, für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr. In diesen Betrag zählt alles hinein — Essen, Getränke, Raum, Musik, Geschenke, sogar Fahrt- und Übernachtungskosten, jeweils inklusive Umsatzsteuer. Was darüber liegt, lässt sich pauschal mit 25 Prozent versteuern.
Bei uns in Neuhausen ob Eck fasst der Hangar bis zu 1.100 Gäste im Stehempfang und 500 am Bankett, die Skylounge 250 und die Heli Base 280. Hotelzimmer sind im Haus — das löst die Heimwegfrage gleich mit.
Es gibt zwei Sorten von Weihnachtsfeiern. Die eine wird im Oktober hektisch organisiert, findet in einem Nebenzimmer statt, und um halb zehn gehen die Ersten. Die andere wird im Sommer geplant, hat einen Ablauf, und die Leute reden im Januar noch darüber.
Der Unterschied ist selten das Budget. Es ist der Vorlauf — und ein paar Entscheidungen, die man früh treffen muss, weil sie später nicht mehr zu ändern sind.
Wann ihr buchen müsst
Die Dezember-Termine sind das knappste Gut im Veranstaltungsjahr. Es gibt vier Freitage und vier Samstage, an denen praktisch alle Firmen einer Region gleichzeitig feiern wollen. Wer im Oktober anfragt, wählt nicht mehr aus, sondern nimmt, was übrig ist.
| Zeitpunkt | Was ansteht |
|---|---|
| Juni – August | Termin und Location festlegen. Jetzt habt ihr die freie Auswahl bei Wochentag, Raum und Uhrzeit. |
| September | Budget freigeben, Gästezahl grob festlegen, Menü und Getränkekonzept abstimmen. Save-the-Date an die Belegschaft. |
| Oktober | Programm und Ablauf festzurren, Musik oder Band buchen, Hotelkontingent reservieren, Shuttle organisieren. |
| November | Endgültige Teilnehmerzahl, Sitzordnung, Sonderwünsche beim Essen, Technik-Check für Reden und Präsentationen. |
| 2 Wochen vorher | Ablaufplan an alle Beteiligten, Anreise- und Rückfahrtinfos an die Belegschaft. |
Ein Donnerstag statt Samstag oder die erste Dezemberwoche statt der dritten verändert die Verfügbarkeit massiv — und oft auch den Preis. Wenn euer Termin flexibel ist, sagt das bei der Anfrage gleich dazu. Das ist häufig der Unterschied zwischen „ausgebucht" und „gerne".
Der 110-Euro-Freibetrag: was wirklich mitzählt
Bei Betriebsveranstaltungen bleiben pro Mitarbeiter und Veranstaltung 110 Euro steuerfrei, und zwar für bis zu zwei Veranstaltungen im Jahr. Weihnachtsfeier und Sommerfest gehen sich also aus. Die dritte Feier wäre voll steuerpflichtig.
Der häufigste Planungsfehler liegt darin, nur das Essen zu rechnen. In die 110 Euro gehören sämtliche Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer:
- Speisen, Getränke, Süßigkeiten und Tabakwaren
- Fahrt- und Übernachtungskosten — auch der Shuttle und das Hotelzimmer zählen mit
- Musik, Band, DJ, künstlerische Darbietungen, Eintrittskarten
- Geschenke und Verlosungsgewinne
- Der äußere Rahmen — Raummiete, Beleuchtung, Dekoration, Eventagentur
- Barzuwendungen
Gerechnet wird pro teilnehmender Person: Gesamtkosten geteilt durch die Zahl der Anwesenden. Und ein Punkt, der regelmäßig überrascht: Begleitpersonen bekommen keinen eigenen Freibetrag. Was auf die Partnerin oder den Partner entfällt, wird dem Mitarbeitenden zugerechnet. Wer Partner einlädt, halbiert damit faktisch seinen Spielraum pro Kopf.
Wird der Betrag überschritten, ist nicht alles verloren: Der übersteigende Teil lässt sich pauschal mit 25 Prozent versteuern, statt individuell beim Mitarbeitenden. Das ist meist die günstigere und deutlich einfachere Variante.
Wir organisieren Feiern, wir sind keine Steuerberater. Die Angaben hier geben den allgemeinen Stand nach den Lohnsteuer-Regelungen wieder — für euren konkreten Fall, insbesondere bei Vorsteuerabzug, Sachbezügen oder gemischten Veranstaltungen, fragt bitte eure Steuerberatung.
Wie viele Gäste passen wohin
Die Frage, die jede Locationsuche entscheidet — und bei der die meisten Angebote schwammig bleiben. Deshalb hier unsere echten Werte. Wichtig zu verstehen: Die Bestuhlung entscheidet über die Kapazität, nicht die Quadratmeter. Derselbe Raum fasst beim Stehempfang gut doppelt so viele Menschen wie beim Bankett mit runden Tischen.
| Raum | Stehempfang | Bankett rund | Lange Tafel | Reihen |
|---|---|---|---|---|
| Hangar 820 m², Erdgeschoss | 1.100 | 500 | 620 | 950 |
| Skylounge Obergeschoss, mit Balkon | 250 | 120 | 150 | 250 |
| Heli Base 370 m², drei Ebenen | 280 | 140 | — | 300 |
| Seminarräume zwei, kombinierbar | — | — | 36 | 84 |
Alle Angaben sind Richtwerte und hängen davon ab, wie viel Fläche Bühne, Buffet, Bar und Tanzfläche beanspruchen. Als Faustregel für die eigene Planung: Rechnet beim Bankett mit rund 1,5 Quadratmetern pro Gast, beim Stehempfang mit etwa 0,7 — und legt für Bühne, Buffet und Tanzfläche noch einmal einen ordentlichen Anteil obendrauf.
Ein zu großer Raum ist schlimmer als ein zu kleiner. Achtzig Leute in einer Halle für achthundert erzeugen keine Stimmung, sondern Echo. Wenn eure Gästezahl deutlich unter der Maximalkapazität liegt, fragt nach Abtrennung, Lichtsetzung oder einem kleineren Raum — das ist keine Zumutung, sondern der Unterschied zwischen einem gelungenen und einem zähen Abend.
Ein Ablauf, der trägt
Der häufigste Fehler im Ablauf: zu viel Programm zu früh, und dann ein Loch. Was sich bewährt hat:
-
Ankommen mit Getränk, 45 bis 60 Minuten
Stehempfang, Musik leise im Hintergrund. Diese Zeit ist nicht verschenkt — hier entstehen die Gespräche zwischen Abteilungen, die sonst nie miteinander reden.
-
Begrüßung der Geschäftsführung: maximal zehn Minuten
Ernst gemeint. Nach zehn Minuten hört niemand mehr zu. Wer eine Jahresbilanz vortragen will, macht das auf der Betriebsversammlung, nicht auf der Weihnachtsfeier.
-
Essen
Buffet bringt Bewegung in den Raum und funktioniert bei großen Gruppen besser. Ein serviertes Menü wirkt festlicher, hält die Leute aber zwei Stunden am Platz. Bei über 200 Gästen ist das Buffet fast immer die klügere Wahl.
-
Der Programmpunkt — genau einer
Ehrung, Live-Musik, eine Überraschung. Nicht drei Dinge hintereinander. Und nicht später als 22 Uhr, sonst redet man dagegen an.
-
Offener Teil
Tanzfläche oder einfach nur Bar und Musik. Wichtig: eine klare Ansage, wann der Shuttle fährt und wann Schluss ist. Sonst versickert der Abend, statt zu enden.
Fünf Fehler, an denen Weihnachtsfeiern scheitern
Der mit Abstand häufigste. Im Oktober sind die guten Termine weg, und die Feier findet dann an einem Dienstag im Januar statt — was niemand als Weihnachtsfeier empfindet.
Ihr schenkt Getränke aus und erwartet, dass 120 Leute anschließend selbst nach Hause kommen. Das ist nicht nur unangenehm, es berührt auch eure Fürsorgepflicht als Arbeitgeber. Shuttle, Übernachtung oder Taxibudget gehören ins Konzept, nicht in die Verantwortung der Gäste.
Geschäftsführung, Bereichsleitung, Betriebsrat, Jubilarehrung — und plötzlich ist es 21:30 Uhr und noch niemand hat gegessen. Eine Rede. Maximal zwei.
Vegetarisch, vegan, halal, Allergien: Wer das erst am Abend erfährt, hat unzufriedene Gäste. Fragt es mit der Anmeldung ab, nicht danach. In einem Betrieb mit 150 Leuten sind das erfahrungsgemäß deutlich mehr Sonderwünsche, als die Führung vermutet.
Ohne Ansage bleibt eine kleine Gruppe bis drei Uhr, während der Rest sich unwohl fühlt. Eine kommunizierte Endzeit mit letztem Shuttle ist kein Spielverderber, sondern gibt allen Sicherheit.
Der Heimweg — das unterschätzte Thema
Neuhausen ob Eck liegt gut erreichbar, aber nicht fußläufig zu einer Innenstadt. Wer Alkohol ausschenkt, muss die Rückfahrt mitplanen. Drei Wege, die funktionieren:
- Übernachtung im Haus — unsere Hotelzimmer liegen direkt am Veranstaltungsort. Wer schläft, wo er feiert, muss nicht auf die Uhr sehen. Für Firmen aus größerer Entfernung ist das oft der Punkt, der die Entscheidung bringt.
- Sammelshuttle — ein Bus, zwei feste Abfahrtszeiten. Deutlich günstiger als Einzeltaxis und planbar für alle.
- Taxibudget — funktioniert bei kleineren Gruppen, wird bei 150 Gästen aber schnell teuer und unorganisiert.
Denkt daran, dass Shuttle- und Übernachtungskosten in den 110-Euro-Freibetrag hineinrechnen. Das ist kein Argument dagegen — es ist ein Argument dafür, es früh in die Kalkulation zu nehmen statt am Ende obendrauf.
Wenn der Dezember nicht passt
Nicht jede Firma kann im Dezember. Produktion läuft, Projekte brennen, das Jahresende ist die schlechteste Zeit für ein freies Wochenende. Drei Alternativen, die in der Praxis oft besser funktionieren:
- Der Neujahrsempfang im Januar — entspannter, deutlich bessere Verfügbarkeit, und ihr konkurriert nicht mit drei anderen Einladungen am selben Wochenende.
- Das Sommerfest — nutzt den zweiten Freibetrag im Jahr, funktioniert mit Familien und draußen. Bei uns kommt die Freifläche vor dem Hangar dazu.
- Der lange Nachmittag statt des Abends — Beginn um 15 Uhr, Ende um 21 Uhr. Für Betriebe mit Schichtbetrieb oder vielen Pendlern oft der einzige Weg, bei dem wirklich alle kommen können.
Häufige Fragen
Für Freitage und Samstage im Dezember sechs bis zehn Monate vorher, also idealerweise zwischen Juni und August. Für Wochentage und die erste Dezemberwoche gibt es oft auch im September und Oktober noch gute Termine. Wer flexibel beim Wochentag ist, hat deutlich mehr Auswahl.
Sämtliche Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer: Speisen und Getränke, Raummiete, Dekoration und Beleuchtung, Musik und Darbietungen, Geschenke und Verlosungsgewinne sowie Fahrt- und Übernachtungskosten. Gerechnet wird pro teilnehmender Person. Der Freibetrag gilt für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr.
Nein. Die auf Begleitpersonen entfallenden Kosten werden dem jeweiligen Mitarbeitenden zugerechnet. Wer Partner einlädt, muss den Freibetrag also faktisch auf zwei Personen aufteilen.
Der übersteigende Betrag kann pauschal mit 25 Prozent versteuert werden, statt beim einzelnen Mitarbeitenden individuell. Für den konkreten Fall sollte die Steuerberatung eingebunden werden.
Der Hangar hat 820 Quadratmeter und fasst als Richtwert bis zu 1.100 Gäste beim Stehempfang, 500 beim Bankett mit runden Tischen, 620 an langen Tafeln und 950 bei Reihenbestuhlung. Skylounge und Heli Base sind für kleinere Runden gedacht: 250 beziehungsweise 280 Gäste im Stehempfang.
Ja, unsere Hotelzimmer liegen direkt am Veranstaltungsort. Für Firmen legen wir dafür ein Zimmerkontingent an. Das löst die Heimwegfrage und verlängert den Abend, weil niemand auf die letzte Fahrgelegenheit schauen muss.
Ab etwa 200 Gästen ist das Buffet meist die bessere Wahl: Es bringt Bewegung in den Raum, kommt Sonderwünschen entgegen und hält den Abend in Fluss. Ein serviertes Menü wirkt festlicher, bindet die Gäste aber deutlich länger an den Platz.
Quellen & Stand
- Steuerliche Angaben nach den Regelungen zu Betriebsveranstaltungen (§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG), Übersicht u. a. bei Haufe und der IHK München, Stand 2026.
- Kapazitätsangaben: eigene Räume, alle Werte als Richtwert je nach Aufbau von Bühne, Buffet und Tanzfläche.
- Stand August 2026. Steuerliche Regelungen können sich ändern — dieser Text ersetzt keine Steuerberatung.
