Was kostet ein Firmenevent? Die Preismodelle erklärt

Drei Angebote für dieselbe Firmenfeier, und alle drei sehen aus, als ginge es um verschiedene Veranstaltungen. Das eine nennt eine Raummiete und sonst kaum etwas. Das zweite nennt gar keine Miete, dafür einen Mindestumsatz. Das dritte nennt einen Preis pro Person, der auf den ersten Blick hoch wirkt.

Das ist kein Zufall und auch keine Trickserei. Es sind drei etablierte Modelle, die jeweils für andere Veranstaltungen gedacht sind. Wer sie kennt, kann Angebote in zehn Minuten vergleichbar machen.

Die drei Preismodelle

Modell 1: Raummiete plus Einzelposten

Ihr zahlt eine feste Miete für den Raum und darüber hinaus jede Leistung einzeln: Catering, Getränke, Technik, Personal, Reinigung.

Vorteil: Maximale Transparenz und Freiheit. Ihr seht genau, wofür ihr zahlt, und könnt einzelne Posten selbst besetzen.

Nachteil: Die Summe steht erst am Ende fest, und die Zahl der Einzelposten ist größer, als man denkt. Dieses Modell erzeugt die meisten Nachträge.

Passt für: Veranstaltungen mit eigenem Dienstleisternetz, Produktpräsentationen mit ungewöhnlichem Aufbau, Events ohne klassisches Essen.

Modell 2: Mindestumsatz

Es gibt keine oder eine geringe Raummiete. Stattdessen verpflichtet ihr euch, für Speisen und Getränke eine bestimmte Summe auszugeben. Wird sie nicht erreicht, zahlt ihr die Differenz trotzdem.

Vorteil: Bei ordentlicher Verpflegung zahlt ihr faktisch keine Miete. Für gut besuchte Abendveranstaltungen oft das günstigste Modell.

Nachteil: Der Betrag ist bindend. Wenn zwanzig Prozent der Angemeldeten kurzfristig absagen, zahlt ihr für Essen, das niemand isst.

Passt für: Feiern mit gesicherter Gästezahl, langem Abend und Getränkekonsum — also die klassische Weihnachtsfeier.

Modell 3: Pauschale pro Person

Ein Preis pro Gast, in dem ein definierter Leistungsumfang steckt: Raum, Menü oder Buffet, meist ein Getränkepaket, Grundtechnik und Service.

Vorteil: Planbar. Ihr multipliziert mit der Gästezahl und wisst, woran ihr seid. Für Budgetfreigaben und die steuerliche Berechnung ist das mit Abstand das bequemste Modell.

Nachteil: Weniger Spielraum bei Sonderwünschen, und der Leistungsumfang muss genau gelesen werden. „Getränkepauschale" heißt nicht überall dasselbe.

Passt für: Firmenfeiern mit klarer Teilnehmerzahl, Tagungen und alles, was gegen den 110-Euro-Freibetrag gerechnet wird.

Woraus sich die Kosten zusammensetzen

Unabhängig vom Modell steckt am Ende dasselbe dahinter. Diese Übersicht hilft beim Nachrechnen — und beim Erkennen, was in einem Angebot fehlt.

In der Praxis machen Verpflegung und Getränke zusammen fast immer den größten Anteil aus. Wer sein Budget senken will, setzt deshalb dort an — nicht bei der Dekoration.

Die Posten, die im ersten Angebot oft fehlen

Nicht aus Absicht, sondern weil sie erst entstehen, wenn der Ablauf feststeht. Fragt sie trotzdem gleich ab:

• Servicepauschale — häufig als Prozentsatz auf Speisen und Getränke, taucht im Erstangebot selten auf.
• Endreinigung — meistens fix, manchmal abhängig von Gästezahl oder Aufwand.
• Technikbetreuung — die Anlage ist eine Sache, jemand der sie bedient eine andere.
• Verlängerungsstunden — was kostet es, wenn aus 1 Uhr am Ende 3 Uhr wird? Diese Frage stellt sich zuverlässig am Abend selbst.
• Korkgeld — die Gebühr für mitgebrachte Getränke oder eine externe Torte.
• Früherer Zugang und Abbau am Folgetag — wer aufwendig dekoriert oder eine Bühne braucht, kommt mit dem regulären Zeitfenster nicht aus.
• Strom und Sonderanschlüsse — relevant bei Bands, Foodtrucks oder eigener Technik.
• Sicherheits- oder Ordnungsdienst — je nach Größe und Konzept.
• GEMA — fällt bei euch an, nicht bei der Location. Details stehen in unserer Checkliste zum Firmenevent.

Was den Preis am stärksten bewegt

Vier Stellschrauben entscheiden mehr über die Summe als alles andere:

1. Der Termin

   Ein Samstag im Dezember ist die teuerste Kombination im Jahr. Ein Donnerstag im November oder ein Freitag im Januar liegt oft deutlich darunter — bei identischer Leistung. Wenn euer Termin flexibel ist, sagt es bei der Anfrage.

2. Die Dauer

   Jede zusätzliche Stunde kostet Personal, Getränke und Reinigung. Ein Abend von 18 bis 24 Uhr ist ein anderes Budget als einer bis 3 Uhr — und oft nicht der schlechtere Abend.

3. Das Getränkekonzept

   Pauschale oder nach Verbrauch? Die Pauschale ist planbar und meist die ruhigere Wahl. Abrechnung nach Verbrauch kann günstiger sein, ist aber nicht kalkulierbar — und macht am Ende des Abends niemandem Freude.

4. Die Bestuhlung

   Ein Bankett mit runden Tischen braucht rund doppelt so viel Fläche pro Gast wie ein Stehempfang. Das entscheidet, welchen Raum ihr überhaupt braucht — und damit einen erheblichen Teil des Preises.

Der 110-Euro-Anker

Für deutsche Firmen ist die Budgetfrage praktisch vorentschieden: Pro Mitarbeiter und Veranstaltung bleiben 110 Euro steuerfrei, für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr. Was darüber liegt, ist steuerpflichtig und lässt sich pauschal mit 25 Prozent versteuern.

Wichtig ist, dass in diese 110 Euro alles hineinzählt — inklusive Umsatzsteuer, inklusive Shuttle, inklusive Hotelzimmer, inklusive Raummiete und Musik. Wer nur das Menü gegen die Grenze rechnet, liegt am Ende darüber, ohne es geplant zu haben. Der ausführliche Teil dazu steht im Leitfaden zur Firmenweihnachtsfeier.

Zehn Fragen, die Angebote vergleichbar machen

Schickt diese Liste bei jeder Anfrage mit. Wer sie beantwortet, liefert ein vergleichbares Angebot — und wer ausweicht, sagt euch damit auch etwas.

• Nach welchem Modell rechnet ihr ab: Miete, Mindestumsatz oder Pauschale?
• Was genau ist im genannten Preis enthalten?
• Kommt eine Servicepauschale dazu und wie hoch ist sie?
• Wie wird abgerechnet, wenn weniger Gäste kommen als gemeldet — und bis wann kann ich die Zahl korrigieren?
• Was kostet eine Stunde Verlängerung?
• Sind Reinigung, Auf- und Abbau enthalten?
• Welche Technik ist dabei, und ist jemand da, der sie bedient?
• Dürfen wir eigenes Catering oder eigene Getränke mitbringen, und fällt Korkgeld an?
• Ab wann haben wir Zugang zum Raum und bis wann müssen wir raus sein?
• Was ist die Anzahlung, und wie sind die Stornofristen gestaffelt?

Wo Sparen sinnvoll ist — und wo nicht

Sinnvoll sparen lässt sich beim Termin (Wochentag statt Samstag, November statt Dezember), bei der Dauer, beim Getränkekonzept, beim Format (Buffet statt Menü, Stehempfang statt Bankett) und bei der Dekoration — die erinnert hinterher ohnehin niemand.

Nicht sparen solltet ihr beim Service, weil zu wenig Personal an der Bar den ganzen Abend prägt. Nicht bei der Technikbetreuung, weil ein ausfallendes Mikrofon während der Rede der Geschäftsführung teurer ist als jede Betreuungspauschale. Und nicht beim Heimweg — das ist der einzige Posten, bei dem Sparen ein echtes Risiko bedeutet.

Häufige Fragen