Nicht die Quadratmeter entscheiden über die Gästezahl, sondern die Bestuhlung. Als Faustregel pro Person: Stehempfang 0,7 m², Reihenbestuhlung 0,8 m², lange Tafel 1,2 m², Bankett mit runden Tischen 1,5 m², Parlament oder U-Form 2,0 m².
Dazu kommt, was keine Formel abbildet: Bühne, Buffet, Bar, Tanzfläche, Garderobe und Verkehrswege. Rechnet dafür je nach Konzept mit 20 bis 35 Prozent der Fläche, die dann für Gäste nicht mehr zur Verfügung steht.
Konkret bei uns: Der Hangar mit 820 m² fasst 1.100 Gäste im Stehempfang, aber 500 am Bankett. Die Skylounge 250 beziehungsweise 120, die Heli Base 280 beziehungsweise 140.
Die häufigste Frage bei jeder Locationanfrage lautet: „Passen wir da rein?" Und die häufigste Antwort ist unbefriedigend, weil sie „kommt darauf an" lautet.
Sie stimmt trotzdem. Ein Raum, in dem 280 Menschen bequem einen Sektempfang feiern, wird mit runden Tischen für 140 Gäste eng. Wer das nicht weiß, plant entweder zu klein — oder bucht eine Halle, in der achtzig Leute verloren wirken. Beides passiert regelmäßig, und beides lässt sich mit fünf Zahlen vermeiden.
Die fünf Bestuhlungsarten
Stehempfang oder Cocktail
Keine Sitzplätze außer ein paar Stehtischen. Die dichteste Form der Belegung und die kommunikativste: Menschen bewegen sich, Gruppen mischen sich. Rechnet mit rund 0,7 m² pro Person.
Gut für: Empfänge, Netzwerkveranstaltungen, Produktvorstellungen, den ersten Teil eines Abends. Nicht gut für: Alles über drei Stunden — irgendwann wollen Menschen sitzen.
Reihenbestuhlung (Kino oder Konzert)
Stühle in Reihen ohne Tische, alle blicken nach vorn. Sehr platzeffizient, aber nur für einen Zweck geeignet: Zuhören. Rechnet mit rund 0,8 m² pro Person, inklusive der vorgeschriebenen Gänge.
Gut für: Vorträge, Preisverleihungen, Konzerte, Betriebsversammlungen. Wichtig: Fluchtwege und Gangbreiten sind hier keine Empfehlung, sondern Vorschrift — die Location plant das, ihr müsst nur die richtige Personenzahl melden.
Lange Tafel
Durchgehende Tische, an denen alle sitzen. Erzeugt ein starkes Gemeinschaftsgefühl und wirkt festlich. Rechnet mit rund 1,2 m² pro Person.
Gut für: Hochzeiten, Jubiläen, Feiern mit klarem gemeinsamem Moment. Nachteil: Man spricht nur mit vier Nachbarn den ganzen Abend. Bei über sechzig Personen wird eine einzelne Tafel unpraktisch, dann besser mehrere parallele.
Bankett mit runden Tischen
Runde Tische für acht bis zehn Personen. Der Klassiker für Galaabende, weil jeder mit jedem am Tisch reden kann. Rechnet mit rund 1,5 m² pro Person — die platzhungrigste Variante mit Ausnahme von Seminarbestuhlungen.
Gut für: Galadinner, Weihnachtsfeiern mit Menü, Hochzeiten ab hundert Gästen. Denkt daran: Bei runden Tischen sitzen immer ein paar Gäste mit dem Rücken zur Bühne.
Parlament, U-Form oder Sesselkreis
Seminarbestuhlungen mit Tischen zum Schreiben oder im offenen Kreis. Die platzintensivsten Formen überhaupt. Rechnet mit rund 2,0 m² pro Person, bei U-Form je nach Zuschnitt auch mehr.
Gut für: Schulungen, Workshops, Tagungen. Faustregel: Eine U-Form funktioniert bis etwa 30 Personen, darüber sitzen die Außenplätze zu weit auseinander.
Die Faustregeln auf einen Blick
| Bestuhlung | Fläche pro Person | 100 Gäste brauchen | Geeignet für |
|---|---|---|---|
| Stehempfang | ca. 0,7 m² | ca. 70 m² | Empfang, Netzwerken |
| Reihen (Kino) | ca. 0,8 m² | ca. 80 m² | Vortrag, Konzert |
| Lange Tafel | ca. 1,2 m² | ca. 120 m² | Festliches Essen |
| Bankett rund | ca. 1,5 m² | ca. 150 m² | Gala, Menü |
| Parlament / U-Form | ca. 2,0 m² | ca. 200 m² | Seminar, Workshop |
Die tatsächliche Kapazität hängt am Zuschnitt des Raums, an Säulen, Türen und Fluchtwegen. Verbindlich ist immer die Angabe der Location — die kennt ihre Brandschutzauflagen. Diese Werte helfen euch, im Vorfeld realistisch zu planen und Angebote einzuordnen.
Was vom Raum übrig bleibt
Hier machen die meisten Planungen den entscheidenden Fehler: Sie rechnen die volle Raumfläche gegen die Gästezahl. Tatsächlich gehen erhebliche Flächen für andere Dinge ab.
- Bühne — für eine Band mit Technik schnell 25 bis 40 m², für ein Rednerpult reichen 6 m².
- Buffet — pro Buffetstraße rund 15 m², plus Anstellfläche davor. Zwei Straßen sind bei über 150 Gästen fast Pflicht, sonst steht die halbe Feier in der Schlange.
- Bar — je nach Länge 10 bis 20 m², ebenfalls mit Platz davor.
- Tanzfläche — rechnet mit etwa 0,5 m² pro Gast, der tatsächlich tanzt. Erfahrungswert: Etwa die Hälfte der Gäste tanzt gleichzeitig, also grob 0,25 m² pro eingeladener Person.
- Verkehrswege — Gänge zwischen Tischen, Zugang zu Ausgängen, Weg zur Bar. Das ist keine Nebensache, sondern entscheidet darüber, ob sich ein Abend leicht oder zäh anfühlt.
- Garderobe, Empfangstresen, Technikplatz — zusammen oft weitere 15 bis 25 m².
In Summe gehen je nach Konzept 20 bis 35 Prozent der Fläche für Gäste verloren. Ein Raum mit 400 m² bietet für Bankettbestuhlung also realistisch nicht 265 Plätze, sondern eher 180 bis 210.
So rechnet ihr selbst
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Bestuhlung festlegen
Bankett, Tafel, Stehempfang oder Reihen? Das folgt aus dem Ablauf, nicht aus dem Raum. Ein Menü braucht Sitzplätze, ein Empfang nicht.
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Grundbedarf ausrechnen
Gästezahl mal Faustwert. Beispiel: 180 Gäste am Bankett ergibt 180 × 1,5 = 270 m².
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Zuschlag für Aufbauten
Bühne, Buffet, Bar, Tanzfläche zusammenzählen. Im Beispiel: Bühne 30, zwei Buffetstraßen 30, Bar 15, Tanzfläche 45 — macht 120 m².
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Verkehrswege aufschlagen
Rund 15 Prozent auf die Summe. Im Beispiel: 390 m² plus 15 Prozent ergibt rund 450 m².
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Gegen die Location prüfen
Jetzt habt ihr eine belastbare Zahl für die Anfrage — und merkt sofort, ob ein angebotener Raum passt oder ob jemand optimistisch gerechnet hat.
Unsere Räume im Vergleich
Zur Einordnung die tatsächlichen Werte unserer Räume. Alle Angaben als Richtwert, abhängig davon, wie viel Fläche Bühne, Buffet und Tanzfläche beanspruchen.
| Raum | Fläche | Stehempfang | Bankett rund | Lange Tafel | Reihen |
|---|---|---|---|---|---|
| Hangar | 820 m² | 1.100 | 500 | 620 | 950 |
| Skylounge | — | 250 | 120 | 150 | 250 |
| Heli Base | 370 m² | 280 | 140 | — | 300 |
| Seminarräume | 53–244 m² | — | — | 36 Parlament | 84 |
Drei Fehler, die immer wieder passieren
Achtzig Gäste in einer Halle für achthundert erzeugen keine Stimmung, sondern Hall. Ein Raum sollte zu etwa 70 bis 80 Prozent gefüllt sein, damit es lebendig wirkt. Wenn eure Gästezahl deutlich unter der Maximalkapazität liegt, fragt nach Abtrennung, Lichtsetzung oder einem kleineren Raum.
Die Gästezahl passt, die Band aber nicht mehr. Bühne, Technikplatz und der Bereich davor müssen von Anfang an in der Rechnung stehen — nachträglich Tische zu streichen ist unangenehm, wenn die Einladungen schon raus sind.
Bestuhlung und Gästezahl bedingen einander. Wer erst den Raum bucht und dann merkt, dass ein Menü statt eines Empfangs gewünscht ist, hat plötzlich die Hälfte der Plätze. Legt den Ablauf vor der Raumwahl fest, nicht danach.
Häufige Fragen
Das hängt von der Bestuhlung ab. Als Richtwert pro Person: Stehempfang 0,7 m², Reihenbestuhlung 0,8 m², lange Tafel 1,2 m², Bankett mit runden Tischen 1,5 m², Seminarbestuhlung in Parlament- oder U-Form rund 2,0 m². Bühne, Buffet, Bar und Tanzfläche kommen zusätzlich dazu.
Weil runde Tische nicht nur die Tischfläche selbst brauchen, sondern auch Platz für Stühle, für das Zurückschieben der Stühle und für Gänge zwischen den Tischen, durch die der Service laufen muss. Deshalb liegt der Bedarf mit rund 1,5 m² pro Person mehr als doppelt so hoch wie beim Stehempfang.
Rechnet mit etwa 0,5 m² pro tatsächlich tanzendem Gast. Da erfahrungsgemäß nie alle gleichzeitig tanzen, reicht meist eine Fläche von rund 0,25 m² pro eingeladener Person. Bei 200 Gästen sind das etwa 50 m².
Der Hangar umfasst 820 Quadratmeter und fasst als Richtwert 1.100 Gäste im Stehempfang, 500 beim Bankett mit runden Tischen, 620 an langen Tafeln und 950 bei Reihenbestuhlung. Skylounge und Heli Base sind kleiner: 250 beziehungsweise 280 Gäste im Stehempfang.
Ja, und das ist der häufigere Fehler. Ein Raum sollte zu etwa 70 bis 80 Prozent gefüllt sein, damit Stimmung entsteht. Bei deutlich geringerer Auslastung helfen Abtrennungen, gezielte Beleuchtung oder der Wechsel in einen kleineren Raum.
Quellen & Stand
- Kapazitätsangaben unserer Räume: Eigene Werte, alle Angaben als Richtwert je nach Aufbau.
- Die Flächenfaustregeln sind branchenübliche Planungswerte und ersetzen keine Prüfung durch die Location. Verbindlich sind die Brandschutz- und Versammlungsstättenauflagen des jeweiligen Hauses.
- Stand August 2026.
